Tietosuojakäytäntö Yksityisyyden ja henkilötietojen suojaaminen on tärkeä asia, jonka otamme huomioon kaikessa liiketoiminnassamme. Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta ja toimimme aina tietosuojalainsäädännön ja tämän tietosuojakäytännön mukaisella tavalla. 1. Tämän tietosuojakäytännön laajuus Tämän tietosuojakäytännön tarkoituksena on kertoa sinulle, miten BOTNE Oy (jäljempänä ”Yritys”: BOTNE) käyttää henkilötietoja, mitä tietoja verkkosivustojemme, -sovellustemme tai mobiilialustojemme (”verkkopalvelujen”) käyttäjistä kerätään, arvioidaan ja käytetään, siirretään kolmansille osapuolille tai käsitellään jollakin muulla tavalla. Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan BOTNEn palveluihin. Sitä ei sovelleta kolmansien osapuolten hallinnoimiin verkkopalveluihin. 2. Tietojen kerääminen 2.1 Käyttäjän antamat tiedot Verkkopalvelujemme käytön edellytyksenä ei yleensä ole henkilötietojen antaminen. Jos henkilötietoja (nimi, postiosoite, puhelinnumero tai sähköpostiosoite) kerätään verkkopalveluidemme yhteydessä, se tehdään aina mahdollisuuksien mukaan vapaaehtoispohjalta. Poikkeuksena jos esimerkiksi haluat varata kolmannen osapuolen tarjoamia maksullisia resursseja varauskomponenttimme kautta tai vastaanottaa verkkosivustomme tarjoaman uutiskirjeen, tarvitsemme sähköpostiosoitteesi sekä muita tietoja, joiden avulla voimme varmistaa, että olet annetun sähköpostiosoitteen omistaja, sekä siksi että voimme toimittaa nämä tiedot eteenpäin varattavan resurssin omistajalle asiakassuhteen muodostamiseksi. 2.2 Automaattisesti kerättävät tiedot Tietoturvallisuuden ja käyttäjäystävällisyyden varmistamiseksi keräämme myös muita kuin henkilötietoja verkkopalveluidemme käytön yhteydessä. Tallennamme esimerkiksi käyttämäsi verkkoselaimen, käyttöjärjestelmäsi, sen verkkosivuston verkkotunnuksen, jolla kävit juuri ennen meidän sivustollemme tuloa, käyntiesi määrän ja sivustollamme keskimäärin viettämäsi ajan sekä ne sivut, joilla vierailit. Tällaisia automaattisesti kerättyjä tietoja ei yhdistetä muista lähteistä peräisin oleviin tietoihin. Pidätämme kuitenkin oikeuden varmistaa tällaiset tiedot jälkikäteen, jos tietoomme tuodaan konkreettisia todisteita laittomasta käytöstä. 2.3 Evästeet ja jäljitteet Verkkopalveluissamme käytetään verkkoselainten niin kutsuttuja evästeitä (cookies) ja jäljitteitä (web beacons). Evästeet eivät vahingoita tietokonettasi. Ne ovat pieniä konfigurointiasetuksia sisältäviä tiedostoja, joiden avulla teemme verkkopalveluistamme käyttäjäystävällisempiä, tehokkaampia ja turvallisempia. Lisäksi evästeitä käytetään tiettyjen käyttäjätoimintojen suorittamisessa. Verkkopalveluissamme käytetään yleensä istuntokohtaisia evästeitä, jotka poistetaan automaattisesti, kun suljet selaimen. Joskus niissä käytetään myös pysyviä evästeitä, jotka pysyvät laitteessasi, kunnes ne vanhenevat tai poistat ne manuaalisesti tai kirjaudut ulos järjestelmästä. Pysyvien evästeiden avulla pystymme tunnistamaan selaimesi, kun seuraavan kerran vierailet sivustollamme. Lisätietoja kolmansien osapuolten evästeistä eli ulkopuolisten palveluntarjoajien, kuten Google Inc:n, evästeistä on näiden palveluntarjoajien tietosuojasäännöissä. Voit muuttaa selaimen tai mobiililaitteen yksityisyysasetuksia niin, että sinulle ilmoitetaan aina, kun laitteeseen lähetetään eväste, jotta voit päättää tapauskohtaisesti, haluatko sallia evästeen vai et. Voit myös poistaa evästeet käytöstä joko tietyissä tapauksissa tai oletusasetuksena sekä ottaa käyttöön evästeiden automaattisen poistamisen aina, kun suljet selaimen. Huomaa kuitenkin, että suurin osa verkkopalvelujemme toiminnoista ei ole käytettävissä, jos poistat evästeet käytöstä. Käytämme lisäksi jäljitteitä, joita kutsutaan joskus myös sivutunnisteiksi, analysoidaksemme verkkosivustomme tai uutiskirjeidemme tehoa. Uutiskirjeissämme ja HTML-sähköpostiviesteissämme saattaa esimerkiksi olla jäljite, joka kertoo, onko sähköpostiviesti avattu tai onko siinä olevia linkkejä klikattu. Näiden tietojen avulla parannamme sähköpostipalveluamme ja muutamme sisältöä käyttäjien tarpeiden mukaan. Jäljite katoaa, kun sähköpostiviesti poistetaan. Normaaleissa tekstimuotoisissa sähköpostiviesteissämme ei luonnollisesti ole tällaisia jäljitteitä. 2.4 Verkkoanalytiikka Joissakin verkkopalveluistamme käytetään alla mainittua verkkoanalytiikkaa (web analytics) ja sosiaalisen median palveluiden liitännäisiä (plugins) toimintojen ja käyttäjäystävällisyyden optimoimiseksi. Tässä tarkoituksessa käytettäviä tietoja ei koskaan voi yhdistää mihinkään tiettyyn käyttäjään. Google Analytics: Google Analytics, jonka osoite on Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, Yhdysvallat, käyttää evästeitä eli tietokoneellesi tallennettavia tekstitiedostoja analysoidakseen, miten käytät verkkopalvelujamme. Yleensä käyttäytymisestäsi evästeen avulla kerättävät tiedot lähetetään Googlen palvelimelle Yhdysvaltoihin ja tallennetaan sinne. Jos verkkopalveluissa on otettu käyttöön IP-osoitteen anonymisointi, Google lyhentää EU-jäsenmaassa ja Euroopan talousalueella sijaitsevat käyttäjien IP-osoitteet. Vain erikoistapauksissa koko IP-osoite siirretään Googlen palvelimelle Yhdysvaltoihin ja lyhennetään siellä. Google käyttää tietoja verkkopalvelujen hallinnoijan puolesta arvioidessaan käyttäjän verkkopalvelujen käyttöä, laatiessaan näitä toimintoja koskevia raportteja ja tarjotessaan verkkopalvelujen hallinnoijalle muita verkkopalvelujen käyttöön ja toimintaan Internetissä liittyviä palveluita. Google Analyticsin toiminnan yhteydessä lähetettyä selaimen IP-osoitetta ei yhdistetä mihinkään muihin Googlen hallinnassa oleviin tietoihin. Voit estää evästeiden tallentamisen selaimen asetuksia muuttamalla. Jos teet näin, et kuitenkaan voi käyttää kaikkia verkkopalvelujemme ominaisuuksia. Voit myös estää evästeiden luomien tietojen keräämisen ja Googlen näiden tietojen käyttämisen asentamalla selaimeen liitännäisen osoitteesta https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en. Lisätietoa käyttöehdoista ja tietosuojasäännöistä on osoitteessa https://www.google.com/analytics/terms/gb.html tai osoitteessa https://www.google.com/policies/. Facebook-liitännäiset (Jaa-painike): Liitännäiset, joiden tekijä on Facebook Inc., osoite 1 Hacker Way, Menlo Park, California 94025, Yhdysvallat, tunnistaa Facebook-logosta tai Jaa-painikkeesta. Lisätietoa Facebook-liitännäisistä saat täältä: http://developers.facebook.com/docs/plugins/. Kun käytät verkkopalvelujamme, liitännäinen luo suoran yhteyden selaimesi ja Facebookin palvelimen välille. Facebook saa tiedon siitä, että olet käyttänyt verkkopalvelujamme IP-osoitteestasi. Napsauttamalla Facebookin Jaa-painiketta ollessasi kirjautuneena Facebook-tilillesi voit yhdistää verkkopalvelumme sisällön Facebook-profiiliisi. Sen jälkeen Facebook pystyy yhdistämään verkkopalvelumme käytön käyttäjätiliisi. Huomaathan, että me verkkopalvelun tuottajana emme saa mitään tietoa Facebookille siirretyistä tiedoista tai niiden käytöstä. Lisätietoja on Facebookin tietosuojakäytännössä osoitteessa https://www.facebook.com/policy.php. Jos et halua antaa Facebookille lupaa yhdistää verkkopalvelujemme käyttöä Facebook-käyttäjätiliisi, kirjaudu ulos Facebook-tililtäsi. Twitter: Twitter-palvelun tarjoaa Twitter Inc., osoite 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, Yhdysvallat. Kun käytät Twitterin uudelleentwittaa-toimintoa, käyttämäsi verkkopalvelut yhdistetään Twitter-tiliisi ja viestitään muille käyttäjille. Samaan aikaan tietoa lähetetään myös Twitterille. Huomaathan, että me verkkopalvelun tuottajana emme saa mitään tietoa Twitterille siirretyistä tiedoista tai niiden käytöstä. Lisätietoja on Twitterin tietosuojakäytännössä osoitteessa http://twitter.com/privacy. Voit muuttaa Twitter-tilisi tietosuoja-asetuksia osoitteessa http://twitter.com/account/settings. LinkedIn: LinkedIn-verkoston tarjoaa LinkedIn Corporation, osoite 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, Yhdysvallat. Aina kun käytät jotakin verkkopalveluamme, joka sisältää LinkedIn-toimintoja, palvelu luo yhteyden LinkedInin palvelimiin. LinkedIn saa tiedon siitä, että käytät verkkopalvelujamme IP-osoitteestasi. Kun napsautat LinkedInin Recommend-painiketta ollessasi kirjautuneena LinkedIn-tilillesi, verkkopalvelujen käyttö voidaan yhdistää sinuun ja käyttäjätiliisi. Huomaathan, että me verkkopalvelun tuottajana emme saa mitään tietoa LinkedInille siirretyistä tiedoista tai niiden käytöstä. Lisätietoja on LinkedInin tietosuojakäytännössä osoitteessa https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy. 3. Henkilötietojen käyttö Käsittelemme ja käytämme antamiasi henkilötietoja ainakin tässä kohdassa määritetyissä tarkoituksissa. Tärkeimmät tavat kuvataan alla. Palvelun varaamisen yhteydessä: Kun tilaat tai varaat ajanvarauskomponenttimme kautta asiakkaidemme tai yhteistyökumppaneidemme tarjoamia palveluita tai tuotteita. Silloin tietosi tallennetaan 3 vuodeksi, ellei pidempi tallennusaika ole laillisesti sallittu jostakin muusta syystä. Voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käyttöön markkinointitarkoituksissa. Lisätietoja on kohdassa 5. Verkkopalvelujemme tarjoaminen ja parantaminen sekä tukipalvelut: Esimerkiksi tietojen analysointi, käyttötrendien tunnistaminen sekä käyttäjien käyttötapoihin liittyvät laskelmat ja tilastot. Markkinointi: Henkilötietojasi käytetään markkinointitarkoituksissa (esim. kyselyissä, arvonnoissa tai muissa mainoskampanjoissa) vain, jos olet antanut suostumuksen tällaiseen käyttöön. Silloin tietosi tallennetaan 3 vuodeksi, ellei pidempi tallennusaika ole laillisesti sallittu jostakin muusta syystä. Voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käyttöön markkinointitarkoituksissa. Lisätietoja on kohdassa 5. Uutiskirjeen lähettämisen yhteydessä: Jos rekisteröidyt uutiskirjeemme tilaajaksi täyttämällä verkkolomakkeen, käytämme antamiasi tietoja vain varmistaaksemme, että olet annetun sähköpostiosoitteen omistaja ja haluat vastaanottaa uutiskirjeen, luodessamme postituslistaa ja analysoidessamme uutiskirjeen käyttöä. Silloin tietosi tallennetaan 3 vuodeksi tilauksen peruuttamisen jälkeen, ellei pidempi tallennusaika ole laillisesti sallittu jostakin muusta syystä. Käytämme henkilötietojasi muissa tarkoituksissa vain, jos olet antanut suostumuksen tällaiseen käyttöön. Raporttien tai muiden tietoaineistojen tilaamisen yhteydessä: Jos tilaat raportteja tai muita tietoaineistoja meiltä, antamiasi henkilötietoja käytetään vain tilauksen käsittelyssä, minkä jälkeen ne tallennetaan enintään 3 vuodeksi viimeisen toimeksiannon jälkeen. Tilausten käsittelyn yhteydessä saatamme käyttää kolmansien osapuolten palveluita, joille siirrämme tietosi vain tilauksen käsittelyä varten. Käytämme henkilötietojasi muissa tarkoituksissa vain, jos olet antanut suostumuksen tällaiseen käyttöön. Yhteydenottolomakkeen käytön yhteydessä: Jos lähetät kysymyksen käyttämällä yhteydenottolomaketta, lomakkeella antamiasi tietoja, myös yhteystietoja, käytetään kysymyksesi käsittelyssä. Ne tallennetaan myöhempää käyttöä varten siltä varalta, että sinulla on lisäkysymyksiä. Jos kysymyksesi käsittely sitä vaatii, saatamme myös lähettää henkilötietosi kolmansille osapuolille joita tässä tapauksessa ovat ainoastaan palvelun mahdollistavat yhteistyökumppanit. Henkilötietosi tallennetaan kysymyksen käsittelyn ajaksi ja enintään 2 vuoden ajan kysymyksen käsittelyn päätyttyä, ellei pidempi tallennusaika ole laillisesti sallittu jostakin muusta syystä. Työhakemusten yhteydessä: Työhakemuksissa on henkilötietoja (CV, yhteystiedot jne.). Voimme käyttää näitä henkilötietoja BOTNEn sisällä (katso kohta 4) päättäessämme, tarjoammeko sinulle työtä, tai vastatessamme työhakemukseen. Ellet nimenomaisesti kiellä sitä, pidämme tiedot tallessa enintään kolmen vuoden ajan viimeisen yhteydenoton jälkeen (ellei pidempi tallennusaika ole laillisesti sallittu jostakin muusta syystä) siltä varalta, että niitä tarvitaan myöhemmin. Sopimusten täyttämisen ja hallinnoinnin yhteydessä: Tilausten (varsinkin materiaalitilausten) suorittamisen yhteydessä käytämme kolmansien osapuolten palveluita, joille siirrämme tietosi vain tilauksen suorittamista varten. Tämän toiminnan aikana sinuun voidaan ottaa yhteyttä asiakastyytyväisyyskyselyn tai markkinointitutkimuksen vuoksi. Jos pyydät, että emme enää käytä tietojasi ottaaksemme sinuun yhteyttä, kunnioitamme luonnollisesti toivettasi. Oikeuksien ja omaisuuden suojaamisen yhteydessä: Jos meillä on syytä epäillä, että BOTNEn, sen toimittajien ja asiakkaiden tai kolmansien osapuolien oikeudet tai omaisuus voivat olla vaarassa, meillä on oikeus käyttää henkilötietojasi ja siirtää ne kyseisiä oikeuksia ja/tai omaisuutta suojellaksemme. Lisäksi pidätämme oikeuden luovuttaa henkilötietosi, jos niiden luovuttaminen on tarpeen lainsäädännön tai toimivaltaisen viranomaisen määräyksen vuoksi, varmistaaksemme verkkosivustojemme oikeusturvan ja suojataksemme edellä mainittuja oikeuksia. Tietojen puhdistaminen ja yhdistäminen: Antamasi henkilötiedot voidaan ajoittain tarkistaa vertaamalla niitä seuraaviin tai ne voidaan yhdistää seuraaviin: (i) olemassa olevissa rekistereissämme olevat tiedot (verkkorekisterit ja muut rekisterit), (ii) lailliselta edeltäjältämme saadut tiedot tai (iii) muista lähteistä saadut tiedot. 4. Henkilötietojen siirtäminen ja luovuttaminen Pyytämästäsi viestinnän tyypistä (soittopyyntö, tilaus, palvelupyyntö, tietopyyntö jne.) riippuen tietojasi voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille (postimyyntiyritykset, pankit jne.) tai muille palvelun mahdollistavalle yhteistyökumppaneille tilauksen käsittelyn yhteydessä. Saatamme myös joutua luovuttamaan henkilötietoja lakisääteisten vaatimusten vuoksi tai oikeuksiemme ja sopimuksiemme toimeenpanon yhteydessä. Tietojen siirtäminen kolmansille osapuolille: Teemme yhteistyötä ulkoisten palveluntarjoajien (esim. yksityiset palveluntarjoajat) kanssa varausten suorittamisen ja tiettyjen palvelujen toimituksen yhteydessä. Tällaiset palveluntarjoajat eivät saa käyttää tai siirtää keräämiämme ja käsittelemiämme tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin tekemäsi tilauksen/varauksen suorittamiseen. Tietojen käyttö yrityksen sisällä: Voimme käyttää henkilötietojasi BOTNEn sisällä ja tarvittaessa siirtää ne muissa maissa sijaitseviin toimipaikkoihimme kohdassa 3 mainituissa tarkoituksissa tämän tietosuojakäytännön mukaisella tavalla. Lakien ja muiden velvoitteiden noudattaminen: Voimme siirtää henkilötietojasi (i) lain, säädöksen tai viranomaisen antaman määräyksen toimeenpanon tai noudattamisen taikka pakkotoimenpiteiden yhteydessä, (ii) havaittuamme turvallisuusuhan, petoksen tai muunlaista vihamielistä toimintaa ja estääksemme kyseisen turvallisuusuhan, (iii) suojataksemme ja/tai toimeenpannaksemme Apocalypsen tai kolmansien osapuolien oikeuksia ja omaisuutta ja (iv) suojataksemme työntekijöidemme ja kolmansien osapuolten oikeuksia ja turvallisuutta. 5. Oikeus saada tietoja, peruutusoikeus ja oikeus poistaa henkilötietoja Sinulla on oikeus pyytää ja saada kirjallisesti tietoosi, mitä henkilötietoja olemme sinusta tallentaneet. Lisäksi sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn yhteydessä oikaista, poistaa, estää tai rajoittaa niiden käsittelyä ja oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Tällaiset pyynnöt ja kaikki muut kysymykset tulee lähettää kohdassa 7 mainittuun osoitteeseen. Jos olet tilannut uutiskirjeemme, voit peruuttaa tilauksesi napsauttamalla uutiskirjeessä olevaa peruutuslinkkiä. Myös uutiskirjeen tilaussivulla on mahdollista peruuttaa aiempi uutiskirjeen tilaus. Jos haluat peruuttaa suostumuksesi tietojesi tallentamiseen tai käyttöön, voit aina lähettää meille sähköpostia kohdassa 7 mainittuun osoitteeseen. 6. Tietoturva BOTNE varmistaa henkilötietojesi luottamuksellisuuden ja eheyden monenlaisin tietoturvatoimenpitein. Internetin luonteen vuoksi on kuitenkin mahdollista, että tietojensiirrossa on tietoturva-aukkoja (esim. sähköpostiviestinnässä) ja että tietojen täydellinen suojaaminen kolmansilta osapuolilta ei tämän vuoksi ole mahdollista. Mahdollisissa tietoturvaväärinkäytöksissä ota yhteys kohdassa 7 mainittuun osoitteeseen. 7. Yhteydenotot Kaikki tätä tietosuojakäytäntöä ja henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset pyydetään lähettämään seuraaviin osoitteisiin: BOTNE Oy Ketjutie 4, 90560 Oulu Suomi, Finland +358 34 109 2016 Käytön tuki-, vikaraportit ja henkilötietojen käsittely, sekä tietosuoja-asiat support@botne.fi Tietoturvaväärinkäytökset abuse@botne.fi